ビジネス文書で相手の企業に対して敬意を表す方法には、よく誤解されがちな表現があります。
特に「〜会社様」や「企業様」といった言葉が正しいのか、適切な使い方について解説します。
企業に「様」は使ってはいけない？
実は、「企業様」や「〇〇会社様」は日本語として不適切な表現です。
企業は個人ではなく法人なので、「様」という敬称はふさわしくありません。
企業への適切な敬称の使い方
- 手紙やメールの宛名では：「御中」を使用します。
- 文章での表現では：「貴社」または「御社」が一般的です。
- 電話や対面での会話では：「御社」や「貴社」を用いて相手に敬意を示します。
例えば、手紙であれば「株式会社〇〇 御中」とし、メールの内容では「貴社の提案について」と記載します。
「貴社」と「御社」の使い分け
これらの言葉はどちらも相手企業への敬意を表す表現で、使う場面によって使い分けます。
- 「御社」：より口頭で使用されることが多く、面接や電話での会話で活用されます。
- 「貴社」：主に文書に使われ、メールや履歴書、ビジネスレターで使用します。
敬称の注意点
- 個人宛てには：「様」を使用します。
- 部署宛てには：「御中」を用います。
- 返信用封筒では：宛名に「行」を書いておき、受け取り手が必要に応じて「様」や「御中」に書き換えるのがマナーです。
このように敬称を正しく使い分けることで、ビジネスの場でもスムーズにコミュニケーションを取ることができます。
会社名に「様」、実はこんなに使われています！
日本のビジネスシーンでの敬称の現状
多くのビジネスパーソンが取引先の企業名に「様」や「さん」を添えています。
親しみや敬意を表すため、または単に習慣として使っていることが調査で明らかになりました。
しかし、使わないという選択をする人々もいます。
敬称を使う理由と使わない理由
- 使う理由: 親しみを込めたり、上司からの指導に従ったりしています。
- 使わない理由: 正式な敬称として「御社」などが存在するため、または誤った日本語として避けるためです。
どのシーンで「企業名＋様」を使ってもいい？
厳密には間違いとされることがありますが、ビジネスでは柔軟な対応が求められることも。
以下、シーン別の使用方法をご紹介します。
- 公式文書:
- ここでは「様」は避け、「御中」や「貴社」「御社」を使用しましょう。
- メールでの交流:
- 社内では親しい間柄ならOK。
- 社外では相手との関係や文化によって使い分けが必要。正式なやり取りでは控えめに。
- 対話の場:
- 社内では親しい間柄なら自由に。
- 社外では相手との距離感を考慮して。「御社」を使用するのも一つの手です。
まとめ
日常のやり取りでは「様」が広く使われることがありますが、場面に応じて適切な敬称の選択が重要です。
公式の場では正しい日本語とビジネスマナーを守りましょう。
ビジネスコミュニケーションにおいて、敬称の使い方ひとつで、相手に与える印象が変わることもありますので、この記事が参考になれば幸いです。