ビジネスメールを書く際、基本的にはメール一通につき一つのテーマを扱うことが推奨されています。
しかし、時には一つのメール内で複数のテーマに触れたい場面もあるでしょう。そんなとき、どのように書けばスムーズに伝えることができるのでしょうか？
この記事では、ビジネスメールで話題を切り替える際の効果的な書き方について解説します。
「話は変わりますが」の敬語表現について
「話は変わりますが」という表現は、敬語の一種である丁寧語の一部です。
これはそのまま使用しても問題ありません。
このフレーズに加えて、他の表現方法も考えられます。
- お話は変わりますが
- 話を変えさせていただきますが
- さて
- 別件ではございますが
敬語は大きく以下の3つに分類されます。
- 尊敬語：相手の行動を高めて表現（例：「おっしゃる」）
- 謙譲語：自分の行動を控えめに表現（例：「伺う」）
- 丁寧語：一般的に丁寧な表現（例：「です」「ます」）
敬語の使用についてさらに学びたい方は、文化庁の「敬語の指針」を参考にすると良いでしょう。
ビジネスメールで「話が変わるときの書き方」と「話を変える接続詞」
ビジネスメールで本題から別の話題へと移行する方法には、以下の3つの主な方法があります。
- 「別件ですが」や「話は変わりますが」と直接的に伝える
- 転換の接続詞を利用する
- 最初から複数の話題があることを伝える
それでは、これらの方法を具体的に見ていきましょう。
ストレートに伝える
話題を切り替えたい場合は、「別件ですが」や「話は変わりますが」と書くことで、直接的に話が変わることを相手に伝えることができます。
これらのフレーズを使うことで、読者ははっきりと話題が変わったことを理解することができます。
話を変える接続詞を使う（転換の接続詞）
転換の接続詞は、新しい話題に移る際に前のテーマから離れるのを助ける役割を果たします。
ビジネスメールでは、以下のような接続詞が使われることが多いです。
- さて
- ところで
- では
- それでは
- 次に
- ときに
- それはさておき
「また」という接続詞は、新たな情報を加える際に用いられることが多く、話題を補足する意味合いが強いので、話題を完全に切り替えたい場合には注意が必要です。
はじめに複数あることを項目立てて明示する
メールを書く際に、
「今回は2つお伝えしたいことがあります。まず1つ目は〜です、そして次に〜です」
と項目立てて書く方法も有効です。
この手法を用いると、「別件ですが」や「さて」などの転換を示す接続詞を使用せずとも、複数の話題が互いに独立していることが明確になります。
ビジネスメールで話題をスムーズに変えたい場合、以下のポイントを心掛けて記述すると良いでしょう。
ビジネスメールで話題を変えるときのポイント
ビジネスメール内で効果的に話題を変更するためのキーポイントをご紹介します。
新しい話題の意図を明確にする
新しい話題に移行する際には、その意図や目的をしっかりと説明しましょう。
これにより、新たなトピックが既存の話題とどのように異なるのか、相手にも明瞭に伝わります。
整理された構成
話題を変える際は、前の話題をきちんと締めくくった後に、新しい話題へと移るフレーズを選びます。話題の変更点が明確であればあるほど、読者にとって理解しやすい内容となります。
話題を整理する際には、以下のように構成すると効果的です。
- 時間の流れに沿って整理
- 大きさ順に整理
- 重要度順に整理
前の話題との関連性を示す
前の話題と新しい話題の間に関連性がある場合は、そのつながりをはっきりさせましょう。関連性がない場合は、その点を明確に伝えることで、内容がより明瞭になります。
これらのポイントを押さえることで、読者にとって理解しやすく、追いやすいビジネスメールを作成することが可能です。
新しくメールを作って話題を変えることも検討しよう
これまでに見てきたように、一つのメール内で話題を変える方法も有効ですが、必ずしも一つのメールで複数の話題を扱う必要はありません。新しいメールを作成することで、話題をはっきりと分けることもできます。
返信を使い続けることは便利ですが、場合によっては新たにメールを書き始める方が適切です。これは、以下のような状況で考慮すると良いでしょう。
既存メールで別件を伝える
- 既存のメールと多少でも関連性があるとき
- 話題の変更が小さいとき
新たにメールを作成する
- 既存のメール内容と全く関連性がない場合
- 関連性がある場合でも、話題が大きく変わるとき
- メールのタイトルと中身が一致しなくなるとき
- 既存のメールでのやり取りが長くなりすぎているとき
新しいメールを開始することで、それぞれの話題が独立して扱われ、相手にとっても理解しやすくなります。
まとめ
ビジネスメールにおいて、一つのメールで複数の話題を取り扱う際には、話題を明確に分けることが重要です。
直接的に「別件ですが」や「話は変わりますが」といった表現を使う方法、接続詞を活用する方法、そしてはじめから複数の項目を明示する方法が効果的です。
また、既存のメールに返信する代わりに新たなメールを作成する選択肢も検討する価値があります。
このように適切に話題を分けることで、相手に内容を明確かつ効率的に伝えることができます。