ビジネスメールで締め切りを少し延ばしてもらいたい時、どう伝えると好印象を持ってもらえるか、気になるところですよね。
この記事では、締め切り延長の依頼をスマートに行う方法をわかりやすく解説します。
適切な表現の選び方、相手に配慮した言い回し、注意すべきポイント、そして役立つ例文をご紹介しますから、これであなたも締め切りの延長を上手にお願いできるようになりますよ！
締め切り延長のお願いはどう伝える？キレイなコミュニケーションの秘訣
いつもの依頼が不快感を与えるケースとは？
通常、「もう少し時間をください」という依頼は、少しカジュアルすぎる印象を与えることがあります。
特に、締め切り間近で理由も伝えずに依頼すると、相手にとっては不快な思いをさせてしまうことも。
謝罪の言葉を忘れずに加えることも大切です。
上品でスマートな表現を使おう
「もう少し時間をください」を上品かつスマートに言い換えることで、相手に配慮した姿勢を示せます。
例えば、次のようなフレーズがおすすめです。
- 「締め切りに関してご相談させていただけますか？」
- 「締め切りの延長をご検討いただけないでしょうか？」
- 「追加の時間をいただけますか？」
これらの表現なら、相手にも配慮したお願いができ、スムーズなビジネスコミュニケーションが期待できます。
締め切り延長を依頼する時のポイント
締め切りの延長を依頼する際には、いくつかのコツがあります。
まず、余裕をもって早めに伝えることが大切です。
これにより、相手にも準備の時間が確保されます。
また、期日が守れない具体的な理由をしっかりと説明しましょう。
謝罪の言葉を添えることで、より誠実な印象を与えることができますし、新しい期日も具体的に提示することで、相手の理解と協力を得やすくなります。
ビジネスメールで「もう少し時間をください」とお願いする際の参考例文
例文1：完全なメール形式での依頼
件名：【期日延長のお願い】〇〇プロジェクトに関して
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇の件でご連絡いたします。現在、〇〇の課題に直面しており、予定していた期日までにプロジェクトを完了することが難しい状況にあります。
このため、期日を〇月〇日まで延長していただけないでしょうか。これによりプロジェクトの質を維持することができると確信しています。
このような依頼をさせていただき、大変申し訳ありませんが、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。
例文2：初期段階での遅延通知
件名：【納期調整の相談】〇〇案件について
〇〇様
いつもありがとうございます。〇〇案件につきまして、予期せぬ事態が発生し、期日内の完了が困難な状況となりました。
今後の対応については、追って詳細をご相談させていただく予定ですが、まずはこのような事態になってしまい、心からお詫び申し上げます。
まとめ
締め切りの延長を依頼する際は、誠実なコミュニケーションを心掛けることが大切です。
これにより、相手に不快感を与えることなく、円滑なプロジェクト進行を期待できます。